Intranet matters

Telefonbuch hui, Wiki pfui…?!

Veröffentlicht am September 12, 2007 by Stephan Schillerwein

Intranet Studien bringen manchmal – zumindest auf den ersten Blick – erstaunliches zu Tage: in der Umfrage "Intranets: what staff really want" von Gerry McGovern antworteten 242 Teilnehmer weltweit wie folgt auf die Frage nach den wichtigsten Aufgaben eines Intranets:

– Mitarbeiter finden (Telefonbuch, …)
– Regelungen und Prozessbeschreibungen
– Formulare finden

Diese Top 3 vereinigen insgesamt 33% aller Nennungen auf sich. Dabei sind das eigentlich recht "langweilige" Dinge, von denen man vermuten könnte, dass sie in den Unternehmen längst so selbstverständlich geworden seien, dass man sie als gegeben und damit nicht mehr direkt als wichtig ansieht (so wie niemand das Vorhandensein von elektrischem Strom als wichtige Eigenschaft eines guten Büroarbeitsplatzes nennen würde, da dies als Selbstverständlichkeit vorausgesetzt wird).

Ziemlich am anderen Ende der Nennungen finden sich dann die Dinge, über die heute so viel geredet wird, also die Web 2.0- bzw. Intranet 2.0-Anwendungen:

– RSS feeds
– Wikis
– Blogs

Diese drei kommen zusammen genommen gerade mal auf ca. 1% aller Nennungen, scheinen also nicht weiter erwähnenswert zu sein.

Kann man das komplette Intranet 2.0-Phänomen also getrost vergessen?

Hier muss man genauer hinschauen:

  • Die vorrangige Nennung von Dingen, die eigentlich selbstverständlich sein sollten, zeigt erneut, dass es um viele Intranets nach wie vor schlecht bestellt steht. Hier müssen ganz klar erst die Hausaufgaben gemacht werden. Doch auch hier bieten Web 2.0-Ansätze Chancen, wie selbst diese Basis-Anforderungen besser realisiert werden können. Beim Telefonbuch ist es z.B. i.d.R. nicht damit getan, nur die Kontaktdaten aus dem SAP-System (o.ä.) bereitzustellen. Man sucht jemand, der sich mit Thema XY auskennt. Für solche, weitergehenden Anforderungen (die den eigentlichen Mehrwert darstellen), bietet Web 2.0 viele gute Ansätze (mit höherer Aussicht auf Akzeptanz als bei den meisten vor einigen Jahren verfolgten "Yellow Pages"-Ansätzen).
    Aber auch Regelungen und Prozessbeschreibungen lassen sich mit 2.0-Tools u.U. einfacher bereitstellen und sich somit wiederum die Akzeptanz bei den entsprechenden Content-Verantwortlichen erhöhen (deren Dokumente im Intranet bisher manchmal auch einfach deshalb veraltet waren, weil sie mit dem umständlichen CMS nicht zurecht gekommen sind).
  • Jeder Teilnehmer der Studie konnte nur die 5 für ihn wichtigsten Aufgaben aus einer Liste mit 58 Einträgen wählen. Somit bedeutet eine Nicht-Nennung letztlich nur, dass es sich dabei nicht um einer der Top 5-Anforderungen handelt. Die meisten erfolgreichen Intranets leben jedoch nicht nur von einer Handvoll, sondern einer Vielzahl von Anwendungen und Möglichkeiten. Wie James Robertson in seinem jüngsten CM-Briefing "Why staff visit the Intranet" so schön schreibt: "If you want the intranet to be used, make it more useful." – und zwar indem der User dort möglichst viele der spezifisch benötigten Informationen findet und möglichst viele seiner Aufgaben direkt dort erledigen kann.
    Die Studie stellte die Teilnehmer also vor die Entscheidung "entweder/oder", während im wirklichen Leben (zumindest auf längere) Sicht eher die Frage "was zuerst, was danach" von Relevanz ist.
  • Während Web 2.0 bei weitem kein Wunderheilmittel zur Lösung aller Intranet-Probleme darstellt, gibt es doch eine Reihe von Problembereichen, auf die man in heutigen "Intranets 1.0" regelmässig stösst und die durch einen vorausschauenden Intranet 2.0-Ansatz optimiert werden können. Einweg-Kommunikation und Insellösungen (in denen das Intranet einfach ein weiteres Content-Silo darstellt) sind gute Beispiele hierfür.
Abgucken erlaubt!

Wie Web 2.0 und Social Computing erfolgreich auch ins Intranet eines Unternehmens Einzug halten können, wird auf den Contentmanager.days 2007 (09.-10.10.2007 , Leipzig) anhand von Best Practise Case Studies präsentiert. Hier seien insbesondere folgende Vorträge und Unternehmen genannt:

  • Wissenmanagement mit Web 2.0 im IBM Intranet (Dr. Peter Schütt, IBM Deutschland GmbH)
  • Microsoft SharePoint 2.0 � Intranetportal der Zukunft? (Markus Ilka, Klambt Verlag)
  • Unternehmenskultur 2.0 – Auswirkungen von Wikis und Web 2.0 Techniken am Beispiel der SYNAXON AG (Frank Roebers, SYNAXON AG)
  • Wer vorab schon auf den Geschmack kommen will, dem empfehle ich die Lektüre des brandeins-Artikels über Synaxon mit dem Titel "Die gläsenere Firma".

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