Intranet matters

Multi-perspektivisches Intranet [Live Blogging]

Published April 15, 2008 by Stephan Schillerwein

Live (na ja, fast…) vom 9. Swiss SharePoint Club Meeting in Zürich:

Nach einem Blick auf die typischen Problemstellungen in „klassischen Intranets“, die vielfach darher resultieren, dass jeder Nutzer eine unterschiedliche Sicht – oder Perspektive – auf Inhalte und Funktionen hat, stellt Martin Armand von der Infocentric Research einen spannenden Lösungsansatz vor.

Dieser basiert auf einer multi-perspektivischen Intranet Taxonomie. Content (oder beliebigen anderen Informationsobjekten) werden dabei anstatt einem Ort in der Navigationsstruktur verschiedene Kategorien zugeordnet, z.B. aus einer Service Taxonomie, einer Business Objekt Taxonomie, einer Business Rollen Taxonomie, Kommunikations-Taxonomie, Produkt-Taxonomie, Projekt-Taxonomie, etc.
Jedem Content-Typ sind dabei die jeweils für ihn sinnvollen Taxonomien zugeordnet.

Durch Verknüpfung der einzelnen Sichten ergibt sich dann die „Multi-Perspektive“, bei der jeder Benutzer die Sichtweise verwenden kann, die seinem aktuellen Informationsbedürfnis und Kontextverständnis am nächsten kommt. Eine starre, physische Intranet Struktur gibt es nicht mehr.
Führt das nicht dazu, dass der Benutzer tonnenweise Meta-Daten ausfüllen muss? Nein, denn 10 Objekte pro Sub-Taxonomie reichen und der Prozess ist nicht langsamer als bei klassischer Zuordnung eines Gefässes, insbesondere wenn gleichzeitig mit der Einführung auch eine Konsolidierung unterschiedlicher Intranet-Plattformen erfolgt. Die Zuordnung zu den richtigen Taxonomien-Einträgen fällt den Benutzern zudem leichter als die Auswahl der korrekten Navigationsknoten in der Baumstruktur.

Gleichzeitig werden damit typische Intranet-Probleme in folgenden Bereichen gelöst:

  • Lokalisation
  • Suche
  • Personalisierung
  • Publikation
  • Semantik

Also alles Funktionen und Bereiche, die stark auf gute Metadaten angewiesen sind, um qualitativ hochwertige Ergebnisse liefern zu können.

Case Study atel

Das atel Intranet wurde nach diesem Ansatz neu „strukturiert“. Die ehemals organisations-orientierte Navigation (bei der man wissen musste, wer etwas wo abgelegt hatte um es (schnell) wieder zu finden) wurde von einer primär thematisch aufgebauten Hauptnavigation abgelöst (einer der Hauptmenüpunkte ist wiederum Organisationsorientiert).

Die Sub-Navigation baut sich dynamisch nach den jeweils zugeordneten Taxonomien auf. Zusätzlich stehen überall Filter zur Verfügung, die eine Einschränkung bspw. nach Dokumenten-Typ, Land, Abteilung, Projekt-Typ etc. ermöglichen.
Content kann auch in der Navigation über verschiedene Wege (=Perspektiven) erschlossen werden, ohne das dazu eine zusätzliche Pflege verschiedener Menüpunkte (denen ein Content zugeordnet ist) nötig wäre.

Da kein Navigationsknoten im CMS zugeordnet werden muss, ist eine Publikation auch direkt aus Office-Applikationen heraus möglich (die Meta-Daten werden dann eben beim Speichern z.B. eines Word-Dokuments abgefragt). Theoretisch könnte so jeder Mitarbeiter einfach publizieren, da keine Rechtezuweisung auf Baumebene mehr erforderlich ist und kein Vorwissen über CMS-Bedienung und die Baumstruktur benötigt wird, sondern nur die Meta-Daten entsprechend ausgewählt müssen).

Fragen aus dem Publikum:

  • Funktioniert das auch Mehrsprachig? Ja, es wird einfach eine Srache als „Master“ gewählt und die Taxonomie-Begriffe entsprechend in beliebig viele andere Sprachen übersetzt. Der Autor pflegt die Meta-Daten somit in seiner Sprache, die Ausgabe hingegen kann in beliebigen Sprachkombinationen erfolgen (z.B. nur die gewählte Sprache, die gewählte Sprache plus die Firmensprache, alle Sprachen, die der User laut Profil versteht etc.)
  • Was passiert bei einer Organisationsänderung? Genau das ist eine Stärke des Ansatzes, da nur die entsprechenden Bezeichnungen und Zuordnungen in der zentralen Taxonomie geändert werden müssen und sofort danach alle Inhalte wieder an der richtigen Stelle unter der richtigen Begrifflichkeit zu finden sind.

Besonders spannend finde ich den Aspekt, dass Informationsobjekte aus jedem beliebigen System mit diesem Ansatz nahtlos in die Intranet-Informationsarchitektur integriert werden können. Einzige Voraussetzung ist die Ermöglichung der entsprechenden Meta-Daten. Ob Collaboration-Space, Wiki, Blog-Eintrag oder Seite einer Web-Applikation – alle lassen sich wie „normaler“ CMS-Content dynamisch integrieren.
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Links:
Präsentation wird in den nächsten Tagen für Mitglieder des Clubs zugänglich gemacht

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